Le contenu de la BDES est « consolidé »

Mise en place de la BDES (par accord d’entreprise ou accord de branche)

Depuis l’ordonnance Macron, c’est un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires qui définit les modalités de la BDES.

À noter, qu'à défaut d’accord d’entreprise majoritaire ou d’accord avec le CSE, un accord de branche peut définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES mais seulement dans les entreprises de moins de 300 salariés.

Cet accord définit :

* L’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES

* Les modalités de fonctionnement de la BDES, notamment les droits d’accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ou encore ses modalités de consultation et d’utilisation

La BDES doit comporter au moins les thèmes suivants :

• L’investissement social, l’investissement matériel et immatériel
• L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans l’entreprise
• Les fonds propres
• L’endettement
• L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants
• Les activités sociales et culturelles
• La rémunération des financeurs
• Les flux financiers à destination de l’entreprise

Deux rubriques de la BDES peuvent dorénavant être écartées : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Important : L’accord d’entreprise peut prévoir l’intégration des informations nécessaires aux différentes négociations obligatoires ainsi qu’aux consultations ponctuelles du comité social et économique.

L’insertion des informations nécessaires aux consultations ponctuelles dans la BDES dispense l’employeur de les envoyer par écrit aux élus.

En l’absence d’accord collectif

En l’absence d’accord, la BDES doit ainsi être mise à jour régulièrement et est accessible en permanence aux membres du CSE, du CSE central d’entreprise et aux délégués syndicaux.

La base de données est sur support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Bien que, les ordonnances Macron aient maintenu ses grandes thématiques, les rubriques de la BDES apparaissent plus détaillées. En effet, elles intègrent les nouveautés issues des ordonnances Macron de même que les informations devant être communiquées aux élus dans le cadre des consultations récurrentes. S’agissant des entreprises d’au moins 300 salariés, les rubriques relatives au bilan social sont également reprises dans cette nouvelle structure.

Elle rassemble également un certain nombre d’informations qui doivent être classées dans 9 rubriques différentes.

• Les investissements
• Les fonds propres et endettement
• L’égalité professionnelle
• Les activités sociales et culturelles
• La rémunération des salariés et dirigeants
• La rémunération des financeurs
• Les flux financiers à destination de l’entreprise
• La sous-traitance
• Et enfin les transferts commerciaux intragroupe

Chacune de ces 9 rubriques contient des sous-rubriques légales dont le contenu diffère selon que l'effectif de l'entreprise est inférieur ou au moins égal à 300 salariés. Exemple : les entreprises de moins de 300 salariés ne sont pas concernées par la sous-rubrique « Informations environnementales ».

Base de données économiques et sociales : liste des informations à fournir au CSE

Le tableau suivant reprend les principales modifications apportées à cette base de données dans les entreprises ayant mis en place un comité social et économique.

En rose, les nouvelles rubriques - En bleu, les informations complémentaires

Les 2 dernières rubriques "partenariat" et 'transfert commerciaux" peuvent être écartées par un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord avec les élus titulaires du comité social et économique.

Accès à la BDES

Avec la mise en place du CSE qui va s’échelonner du 1er janvier 2018 au 1er janvier 2020, les utilisateurs vont changer.

En effet, la BDES va être accessible en permanence aux membres du CSE et, le cas échéant, aux membres du CSE central d’entreprise.

La question de l’accès des élus suppléants à la BDES se pose. En effet, l’ordonnance Macron prévoit que les suppléants CSE n’assistent aux réunions du CSE qu’en l’absence du titulaire. Ce n’est pas le cas aujourd’hui pour les membres suppléants du CE qui sont bien présents à toutes les réunions CE. Il semble toutefois préférable de leur ouvrir un accès, justement pour qu’ils puissent se préparer au possible remplacement d’un titulaire.

Les délégués syndicaux ont aussi toujours un accès à la BDES.

Enfin, concernant l’inspection du travail, la règle de la mise à disposition des rapports et informations par le biais de la BDES devient d’ordre public avec le CSE (C. trav., art. L. 2312-18).

Mise à jour des données

Un certain nombre de données de la BDES doivent être mises à jour régulièrement. C’est à l’employeur de définir la périodicité de la mise à jour de la BDES, sachant que cette mise à jour doit s’effectuer au moins dans le respect des périodicités du Code du travail (trimestre ou année).

L’important, c’est que les élus puissent exercer utilement leurs compétences et qu’ils disposent donc de l’information suffisamment tôt.

La BDES sert de support aux consultations récurrentes du CSE.

Or, pour le CSE, les consultations ne seront plus forcément annuelles, un accord pouvant négocier un autre rythme (tous les 3 ans). Est-ce-à-dire que la mise à jour de la BDES pourrait être moins fréquente ? On peut l’imaginer si le nouveau rythme adopté permet toujours aux élus d’exercer utilement leurs compétences en disposant des informations avant leur consultation.

En pratique il paraît toutefois compliqué de ne pas mettre à jour sa BDES que tous les 3 ans, par exemple…

Il convient aussi de bien vérifier la mise à jour de l’ensemble des données figurant dans la BDES avant toute ouverture de la négociation obligatoire, sachant que le rythme de cette négociation aussi peut être négocié. Cette base de données est accessible aux délégués syndicaux et leur permet de préparer la négociation.

Ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, art. 1

Ordonnance n° 2017-1718 du 20 décembre 2017 visant à compléter et mettre en cohérence les dispositions prises en application de la loi n° 2017-1340 du 15 septembre 2017 d'habilitation à prendre par ordonnances les mesures pour le renforcement du dialogue social, art.1, Jo du 21

Décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, Jo du 30